Đóng gói hàng dễ vỡ đúng cách luôn là chuyện chúng tôi nhắc khách, vì hậu quả khi làm sai rất cụ thể. Có lần một chủ shop gốm sứ ở Bát Tràng gọi điện, giọng khá mệt mỏi. Chị vừa mở thùng hàng bị khách trả lại, thấy bình hoa vỡ làm ba mảnh.

Chị bảo đã đóng gói khá kỹ, đúng cách chị vẫn làm bao năm nay. Chuyện như vậy chúng tôi gặp không ít lần trong nghề. Vấn đề thường không nằm ở việc có đóng gói hay không. Nó nằm ở chỗ đóng đúng cách hay chưa.

Nhiều người gửi hàng dễ vỡ nhưng đóng gói chưa đúng cách khiến hàng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Nghe có vẻ lạ, nhưng phần lớn hàng vỡ không phải do một cú va đập mạnh. Nó vỡ vì bị dồn ép, xóc liên tục suốt hành trình. Một kiện hàng đi từ kho lấy hàng tới tay người nhận thường qua ba, bốn lần trung chuyển.

Mỗi lần bốc lên, hạ xuống, xếp lên xe tải hay băng chuyền phân loại là một lần chịu lực. Đóng gói sơ sài chỉ chống được một, hai lần va chạm đầu. Đến chặng thứ ba, lớp đệm đã lỏng lẻo hoặc lệch chỗ. Sản phẩm bên trong lúc này gần như trần trụi, chỉ còn lớp vỏ carton mỏng che chắn.

Bên mình từng theo dõi vài shop chuyển từ tự đóng gói sang thuê dịch vụ chuyên nghiệp. Tỷ lệ hàng vỡ giảm rõ rệt, có nơi giảm từ một phần mười xuống dưới một phần trăm. Nguyên nhân không phải công nghệ gì cao siêu. Chỉ vì người đóng gói hiểu đúng nguyên tắc cơ bản, chứ không làm theo cảm tính.

Nắm rõ cách đóng gói đúng chuẩn không tốn thêm nhiều chi phí, chỉ tốn vài phút chuẩn bị. Đổi lại, hàng đến tay người nhận an toàn hơn hẳn. Nếu bạn muốn hiểu thêm bức tranh chung của ngành, chúng tôi có một bài viết riêng. Đó là bài tổng quan logistics và mua hộ thời AI khá chi tiết, đáng đọc thêm.

Sai lầm thường gặp nhất bên mình thấy là dùng báo cũ thay cho vật liệu đệm chuyên dụng. Báo cũ mỏng, nén nhanh, sau vài giờ vận chuyển gần như xẹp hết, hết tác dụng đệm.

Có một mẹo đơn giản: đóng gói xong, cầm thùng lắc nhẹ. Nếu nghe tiếng sản phẩm va lộc cộc bên trong, nghĩa là đệm chưa đủ, cần lấp thêm. Bước này chỉ mất vài giây, nhưng lại là bước rất nhiều người bỏ qua vì vội đóng cho kịp giờ lấy hàng.

Những nguyên tắc cơ bản khi đóng gói hàng dễ vỡ

Phần này chúng tôi coi là cốt lõi. Gần hết những ca vỡ hàng chúng tôi từng xử lý đều xuất phát từ đây. Hai nguyên tắc sau nghe đơn giản, nhưng rất nhiều người bỏ qua.

Lớp đệm chống sốc phải bao trọn sản phẩm

Nguyên tắc đầu tiên: lớp đệm chống sốc phải bao trọn sản phẩm, không chỉ lót đáy thùng. Nhiều người chỉ lót một lớp giấy vụn dưới đáy rồi đặt sản phẩm lên trên, để trống phần hông và nắp. Cách này gần như vô nghĩa khi thùng bị nghiêng hay lật lúc vận chuyển.

Chuẩn bên mình hay áp dụng là chừa khoảng cách tối thiểu năm centimet giữa sản phẩm và cả sáu mặt thùng. Sau đó lấp đầy khoảng trống bằng vật liệu đệm. Năm centimet nghe có vẻ nhỏ, nhưng đủ để lớp đệm hấp thụ phần lớn lực va đập trước khi truyền tới sản phẩm.

Vật liệu đệm cũng cần chọn đúng loại cho từng mặt hàng. Đồ gốm sứ, thủy tinh hợp với mút xốp cắt theo hình dáng sản phẩm, hoặc giấy gói bọc khí. Đồ điện tử nhỏ như màn hình, linh kiện lại hợp với mút PE chống tĩnh điện hơn. Vài loại đệm phổ biến bên mình hay dùng:

• Giấy gói bọc khí (bubble wrap) — quấn nhiều lớp quanh vật dễ vỡ hình dạng phức tạp
• Mút xốp cắt khuôn — ôm sát sản phẩm, hạn chế xê dịch bên trong thùng
• Giấy vụn hoặc mút hạt (foam peanut) — lấp khoảng trống còn lại trong thùng

Một câu hỏi bên mình hay nhận được: có cần chèn đáy dày hơn các mặt khác không? Câu trả lời là có. Trọng lượng sản phẩm dồn xuống đáy suốt quá trình vận chuyển. Nhất là khi thùng bị dựng đứng hoặc xếp chồng lên nhau.

Bên mình thường chèn đáy dày gấp rưỡi, gấp đôi so với các mặt bên. Đây là chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn tới tỷ lệ vỡ hàng. Đặc biệt với sản phẩm cao, mảnh như bình hoa, đèn thủy tinh.

Chọn thùng carton vừa khít, không thừa cỡ

Nguyên tắc thứ hai: chọn thùng carton có kích thước phù hợp, không quá rộng so với sản phẩm. Đây là lỗi bên mình gặp thường xuyên nhất. Nhiều người dùng thùng thừa cỡ, nghĩ càng nhiều khoảng trống càng an toàn.

Nhưng khoảng trống thừa lại phản tác dụng. Thùng quá rộng khiến sản phẩm có chỗ xê dịch, va đập vào chính lớp đệm và thành thùng suốt hành trình.

Khoảng trống hai, ba centimet mỗi bên là hợp lý cho hàng nhỏ. Với hàng lớn hơn như bình gốm, khoảng cách có thể tăng lên bốn, năm centimet. Miễn là lấp đầy hết bằng vật liệu đệm, chứ không để trống.

Shop bán hàng dễ vỡ qua mạng cũng cần chú ý phần trình bày sản phẩm. Nó quan trọng không kém khâu đóng gói. Một website bán hàng online có mục hướng dẫn đóng gói, chính sách đổi trả rõ ràng giúp khách an tâm đặt hàng hơn.

Lưu ý thêm để tăng độ an toàn khi vận chuyển hàng dễ vỡ

Đóng gói đúng chuẩn là điều kiện cần. Nhưng còn hai việc nhỏ khác bên mình khuyên đừng bỏ qua. Chúng ảnh hưởng tới cách đơn vị vận chuyển xử lý kiện hàng của bạn.

Có lần đội mình gửi một lô ly thủy tinh cho khách ở Đà Nẵng. Thùng đóng gói kỹ, nhưng quên dán nhãn cảnh báo hàng dễ vỡ bên ngoài. Kết quả, thùng bị xếp dưới cùng một chồng hàng nặng tại kho trung chuyển, một nửa số ly bị nứt.

Từ đó, đội mình đặt nguyên tắc bất di bất dịch: mọi kiện hàng dễ vỡ phải dán nhãn cảnh báo to, rõ. Nhãn đặt ở ít nhất hai mặt thùng. Nhãn không đảm bảo nhân viên kho sẽ nương tay tuyệt đối. Nhưng nó giảm đáng kể khả năng hàng bị xếp chồng hay quăng quật.

Việc thứ hai là mua bảo hiểm hàng hóa khi giá trị sản phẩm đủ cao. Với đơn hàng dưới năm trăm nghìn đồng, chi phí bảo hiểm có khi không đáng để mua.

Nhưng với món đồ vài triệu đồng trở lên, mọi chuyện khác hẳn. Ví dụ như bộ ấm chén cổ, đồng hồ, thiết bị điện tử. Khoản phí bảo hiểm khi đó chỉ bằng một phần nhỏ giá trị món hàng.

Đổi lại, bạn được đền bù gần như toàn bộ nếu chẳng may hàng hư hỏng trên đường đi. Bên mình từng gặp khách gửi lô đồng hồ không mua bảo hiểm. Tới nơi vỡ mặt kính, khoản thiệt hại gần như không đòi lại được từ đơn vị vận chuyển.

Sau những lần như vậy, chúng tôi hiểu thêm một điều. An tâm cho khách không chỉ nằm ở lúc giao hàng thành công. Nó còn nằm ở cách bạn xử lý khi có sự cố.

Bạn cũng muốn giữ chân khách hàng dịp cuối năm? Chúng tôi có bài cách tri ân khách hàng cuối năm hiệu quả, chia sẻ khá cụ thể. Cách chăm sóc sau bán cũng quan trọng không kém khâu đóng gói ban đầu.

Ngoài ra, bạn có thể ghé chuyên mục tin tức tổng hợp của tụi mình. Ở đó chúng tôi cập nhật thêm kinh nghiệm vận chuyển, mua hộ mỗi tuần.

Gói ghém cẩn thận, hàng đến nơi vẫn nguyên vẹn

Đóng gói hàng dễ vỡ chưa bao giờ là việc thừa thãi hay tốn kém như nhiều người vẫn nghĩ. Chỉ cần nhớ hai nguyên tắc gốc: đệm đủ dày quanh sản phẩm, và chọn thùng vừa vặn. Làm đúng hai điều đó, bạn đã tránh được phần lớn rủi ro vỡ hàng trên đường đi. Thêm nhãn cảnh báo, cân nhắc bảo hiểm cho món đồ giá trị cao, thế là đủ cho một lô hàng an toàn.

Lần tới khi đóng gói một món đồ dễ vỡ, bên mình khuyên bạn dành thêm vài phút kiểm tra trước khi dán băng keo. Lắc thử thùng, nhìn lại nhãn cảnh báo, cân nhắc mua bảo hiểm nếu giá trị cao. Năm phút đó đổi lại một nụ cười của người nhận hàng. Nó xứng đáng hơn nhiều so với một cuộc gọi khiếu nại sau đó.