Vì sao dân xuất nhập khẩu mới vào nghề hay bối rối trước một điều khoản trong hợp đồng vận chuyển
Incoterms là ba chữ khiến không ít người mới làm xuất nhập khẩu toát mồ hôi khi đọc hợp đồng. Bên mình từng gặp một bạn chủ shop order hàng từ Quảng Châu về bán lại. Hợp đồng chỉ ghi vỏn vẹn “FOB Yiwu”, bạn ấy không hỏi kỹ nghĩa là gì. Kết quả, bạn ấy phải tự lo cước tàu, bảo hiểm, và thủ tục hải quan ở cảng đến. Đây là những khoản chi không hề có trong dự trù ban đầu. Câu chuyện kiểu này lặp lại khá thường xuyên trong nghề của chúng tôi.
Nhầm lẫn thường không nằm ở việc không biết Incoterms tồn tại. Nó nằm ở chỗ hiểu sai ai phải làm gì, ai trả tiền ở khúc nào. Hai kiểu hiểu lầm này chúng tôi gặp hoài:
- Người bán nghĩ trách nhiệm chấm dứt ngay khi hàng rời kho, dù điều khoản ghi khác đi.
- Người mua nghĩ nhà cung cấp lo tới tận cửa nhà, dù hợp đồng không hề nói vậy.
Hai bên đọc cùng một điều khoản nhưng hình dung khác nhau. Tranh cãi thường bắt đầu từ đó, và kéo dài vì không ai chịu xem lại hợp đồng cho kỹ.
Chi phí phát sinh không phải lúc nào cũng nhỏ. Bên mình từng thấy một đơn hàng nội thất trị giá hai trăm triệu đồng. Phí lưu kho tại cảng, do chậm làm thủ tục, ngốn thêm gần chục triệu nữa. Nếu hợp đồng ghi rõ Incoterms ngay từ đầu, ai lo khoản này đã rõ ngay. Khỏi phải đợi tới lúc hàng kẹt ở cảng mới cãi nhau.
Nắm rõ khái niệm này giúp việc đàm phán bớt mù mờ hơn hẳn. Bên mình hay khuyên khách hàng đọc kỹ điều khoản trước khi đặt bút ký. Đừng ngại hỏi lại đối tác nếu thấy mập mờ chỗ nào. Một câu hỏi đúng lúc có thể giúp bạn tiết kiệm vài triệu đồng phí phát sinh về sau.
Incoterms là gì và vai trò trong vận chuyển hàng hóa quốc tế
Nói dễ hiểu, đây là một bộ quy tắc thương mại quốc tế. Phòng Thương mại Quốc tế, viết tắt là ICC, là nơi soạn ra bộ quy tắc này. Bộ quy tắc quy định rõ ai chịu chi phí vận chuyển, ai lo bảo hiểm. Nó cũng nói rõ rủi ro chuyển từ người bán sang người mua ở điểm nào trên hành trình. Incoterms không phải luật bắt buộc. Nhưng hai bên chỉ cần ghi tên điều khoản vào hợp đồng là mặc nhiên áp dụng toàn bộ quy định đi kèm.
Vai trò lớn nhất của bộ quy tắc này là tạo ra một ngôn ngữ chung. Một doanh nghiệp ở Hải Phòng làm việc với nhà máy ở Thâm Quyến. Hai bên nói hai thứ tiếng, theo hai hệ thống luật khác nhau. Nếu không có điểm chung, mỗi lần đàm phán phải giải thích lại từ đầu ai lo khâu nào. Chỉ cần ghi “CIF Hải Phòng” hay “EXW Thâm Quyến”, cả hai bên đều hiểu ngay trách nhiệm của mình tới đâu.
Bên mình từng làm việc với một khách hàng chuyên nhập phụ kiện nhà cửa từ Ý. Trước đây hợp đồng của họ chỉ ghi giá, không ghi điều khoản giao hàng. Mỗi lô hàng về là một lần tranh cãi ai trả phí lưu kho tại cảng. Từ khi hợp đồng ghi rõ điều khoản, tranh cãi kiểu đó gần như biến mất. Hàng hóa vẫn vậy, chỉ có trách nhiệm hai bên là rõ ràng hơn trước.
Với người mới, chỉ cần nhớ một nguyên tắc gốc. Điều khoản nằm càng gần đầu bảng chữ cái nhóm rủi ro thấp, như EXW, thì người mua gánh nhiều việc hơn. Điều khoản nằm cuối nhóm, như DDP, thì người bán lo gần như trọn gói. Nguyên tắc chi tiết cho từng điều khoản, chúng tôi sẽ nói ở phần sau. Muốn tìm hiểu rộng hơn về ngành? Chúng tôi có tổng hợp riêng ở kho kiến thức logistics, vận chuyển và mua hộ thời AI. Nội dung ở đó cập nhật khá đều.
Một chi tiết ít người để ý: bộ quy tắc này không đứng yên một chỗ. Incoterms 2020 là phiên bản mới nhất, ICC thường cập nhật khoảng mười năm một lần. Trước đó là Incoterms 2010, một số hợp đồng cũ vẫn còn ghi phiên bản này. Khi ký hợp đồng mới, chúng tôi luôn khuyên khách hàng ghi rõ năm phiên bản. Ví dụ “FOB Hải Phòng, Incoterms 2020”, để tránh áp dụng nhầm quy định đã lỗi thời.
Những điều khoản phổ biến mà bên mua, bên bán hay dùng khi ký hợp đồng
Bộ quy tắc hiện hành có tới mười một điều khoản. Nhưng thực tế, doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ dùng đi dùng lại khoảng bốn, năm cái. Chúng tôi liệt kê những điều khoản hay gặp nhất, kèm giải thích ngắn gọn theo cách người ngoài nghề cũng hiểu được.
| Điều khoản | Người bán chịu trách nhiệm tới đâu | Người mua bắt đầu lo từ đâu |
|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Chỉ cần để hàng sẵn tại kho hoặc xưởng của mình | Lo toàn bộ, từ bốc hàng lên xe, vận chuyển nội địa, cước tàu, bảo hiểm, tới thủ tục hải quan hai đầu |
| FOB (Free On Board) | Đưa hàng lên tàu tại cảng xuất, làm xong thủ tục xuất khẩu | Cước tàu, bảo hiểm và mọi thứ sau khi hàng đã lên tàu |
| CIF (Cost, Insurance, Freight) | Trả cước tàu và mua bảo hiểm tới cảng đến, cộng vào giá hàng | Thủ tục nhập khẩu và vận chuyển nội địa ở nước mình |
| DAP (Delivered At Place) | Lo gần hết, đưa hàng tới tận địa điểm đã thỏa thuận, trừ thủ tục nhập khẩu | Chỉ còn lo thông quan nhập khẩu và thuế |
Nhìn bảng trên dễ thấy một quy luật. Càng về cuối danh sách, người bán càng ôm nhiều việc, giá hàng theo đó cũng thường nhỉnh hơn. Với những chủ shop nhỏ mới order hàng quốc tế lần đầu, bên mình hay khuyên chọn CIF hoặc DAP. Lý do đơn giản: bạn chưa quen thủ tục quốc tế. Để nhà cung cấp lo phần vận chuyển sẽ đỡ rủi ro hơn, dù giá có nhỉnh hơn một chút.
Chọn đúng điều khoản giúp chủ shop nhỏ đỡ rủi ro ngay từ khâu nhập hàng. Nhưng khâu bán ra cũng quan trọng không kém: có website bán hàng online chuyên nghiệp giúp khách tin tưởng chốt đơn nhanh hơn. Hàng về đúng hẹn, đúng giá mà trang bán không rõ ràng, khách vẫn ngần ngại. Hai việc này nên làm song song, không nên chọn một bỏ một.
Một sai lầm khác chúng tôi hay gặp là nhầm điều khoản đường biển với đường hàng không. FOB và CIF chỉ dùng cho vận chuyển đường biển hoặc đường thủy nội địa. Nếu hàng đi bằng máy bay, hoặc kết hợp nhiều phương thức, phải dùng nhóm điều khoản khác như FCA, CPT, CIP. Ký nhầm nhóm, hợp đồng vẫn có hiệu lực. Nhưng hai bên sẽ tranh cãi vì điều khoản không khớp với thực tế vận chuyển.
Một mẹo nhỏ từ kinh nghiệm của chúng tôi: đừng chỉ ghi tên điều khoản, hãy ghi kèm địa danh cụ thể. “FOB” một mình không đủ, phải ghi rõ “FOB Cảng Cát Lái” hoặc “FOB Cảng Thượng Hải”. Thiếu địa danh, hai bên vẫn có thể cãi nhau hàng rời cảng nào mới tính là bàn giao xong. Chi tiết nhỏ này nhiều người mới hay bỏ quên. Nhưng đây lại là chỗ hải quan và hãng bảo hiểm soi kỹ nhất khi có sự cố.
Việc chọn điều khoản phù hợp không chỉ để tránh rủi ro. Nó còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí về lâu dài. Một công ty nhập hàng đều đặn hàng tháng nên đàm phán lại điều khoản theo từng giai đoạn hợp tác. Đừng giữ mãi điều khoản ban đầu. Khi hai bên đã tin tưởng nhau, có thể chuyển dần từ CIF sang FOB. Cách này giúp bên mua chủ động hơn về hãng tàu, đồng thời tiết kiệm phí trung gian. Đây cũng là một phần trong việc ứng dụng công nghệ để tối ưu vận hành hằng ngày. Nhiều doanh nghiệp logistics đang hướng theo cách này.
Hiểu đúng từ đầu để hợp đồng vận chuyển không còn là nỗi lo
Suy cho cùng, Incoterms chỉ là cách hai bên thống nhất trước ai lo phần nào, không có gì cao siêu. Vấn đề là rất nhiều người bỏ qua bước đọc kỹ điều khoản trước khi ký. Rồi họ ngỡ ngàng khi chi phí phát sinh ngoài dự tính. Kiểu hiểu lầm này, chúng tôi từng nhắc tới khi bàn về lý do chăm sóc khách hàng hay bị nghẽn trong ngành logistics. Phần lớn cũng vì hai bên không cùng một nguồn thông tin. Nếu bạn sắp ký một hợp đồng nhập khẩu, hãy dành năm phút hỏi lại đối tác. Điều khoản này nghĩa là gì, ai lo cước tàu, ai lo bảo hiểm, ai lo thủ tục hải quan. Câu hỏi tưởng chừng ngây ngô đó lại giúp bạn tránh được không ít rắc rối về sau.
Chúng tôi vẫn hay nói với khách hàng mới, đừng ngại hỏi khi chưa hiểu điều khoản, nhưng cũng đừng ký khi chưa hỏi. Một hợp đồng rõ ràng ngay từ dòng đầu tiên luôn đáng giá hơn. Nó giúp tránh một mối quan hệ đối tác phải giải quyết tranh chấp về sau.