Nhiều người kinh doanh mới nhập khẩu hàng hóa lần đầu chưa hiểu rõ quy trình thông quan diễn ra như thế nào

Thông quan hàng hóa nhập khẩu từng khiến một khách hàng của chúng tôi mất ăn mất ngủ cả tuần liền. Nói dễ hiểu, thông quan là bước hải quan xác nhận lô hàng đã hoàn tất nghĩa vụ thuế. Đủ điều kiện rồi, hàng mới được lấy ra khỏi cảng.

Lô hàng thời trang order từ nước ngoài của khách hàng này đã cập cảng. Nhưng chứng từ thiếu, mã hàng lại khai sai. Kết quả là hàng nằm im trong kho, còn tiền lưu bãi thì cứ chảy đều mỗi ngày.

Đây không phải chuyện hiếm gặp. Rất nhiều người mới bắt đầu kinh doanh hàng nhập khẩu chỉ lo tìm nguồn hàng, đặt hàng rồi thanh toán. Đến lúc hàng cập cảng mới cuống cuồng hỏi cần giấy tờ gì, nộp ở đâu, mất bao lâu.

Thiếu hiểu biết về quy trình dễ khiến hàng hóa bị giữ lại. Phí lưu kho, lưu bãi vì vậy phát sinh ngoài dự tính. Có trường hợp còn bị phạt vì khai báo trễ so với quy định.

Ngược lại, nếu nắm được thông quan diễn ra ra sao, người kinh doanh sẽ chủ động hơn hẳn. Biết trước cần chuẩn bị hồ sơ nào, hàng có thể rơi vào luồng kiểm tra nào. Việc nhập khẩu nhờ vậy sẽ trôi chảy, đúng tiến độ hơn nhiều.

Với người làm dịch vụ mua hộ, order hàng quốc tế hay quản lý một chuỗi cung ứng nhỏ, đây là kiến thức nền. Kiến thức đó bạn nên nắm chắc, không thể bỏ qua.

Các bước cơ bản trong quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu

Nhìn tổng thể, quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu gồm hai giai đoạn chính. Một là chuẩn bị trước khi hàng cập cảng. Hai là làm việc với hải quan sau khi hàng đã tới. Nắm được trình tự này, bạn sẽ biết mình cần làm gì trước, làm gì sau.

Chuẩn bị chứng từ trước khi hàng cập cảng

Bước đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ chứng từ, hồ sơ khai báo trước khi hàng cập cảng. Không phải đợi hàng về mới lo. Bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract) và hóa đơn thương mại (Invoice). Đây là giấy chứng minh giá trị, số lượng hàng mua bán giữa hai bên.
• Phiếu đóng gói (Packing List) — liệt kê chi tiết cách đóng gói, trọng lượng, số kiện của lô hàng.
• Vận đơn: Bill of Lading với hàng đi đường biển, hoặc Airway Bill với hàng đi đường không.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo các hiệp định thương mại.

Thiếu một trong các giấy tờ này, tờ khai hải quan sẽ không thể mở được. Có khi mở được rồi cũng bị yêu cầu bổ sung thêm. Với người mới làm dịch vụ mua hộ, đây là phần hay bị xem nhẹ nhất. Nhiều người cứ nghĩ nhà cung cấp gửi gì thì nhận đó, không kiểm tra kỹ trước khi hàng lên tàu.

Chúng tôi từng đúc kết kinh nghiệm đánh hàng tại Quảng Châu. Trong đó có nhấn mạnh việc yêu cầu xưởng xuất hóa đơn, phiếu đóng gói rõ ràng ngay từ lúc chốt đơn. Không đợi đến khi hàng về Việt Nam mới xin bổ sung.

Nộp tờ khai và chờ phân luồng

Bước tiếp theo, sau khi hàng cập cảng, là nộp tờ khai hải quan điện tử qua hệ thống của cơ quan hải quan. Khai xong, hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai theo ba mức: xanh, vàng, đỏ. Luồng xanh nghĩa là hàng được thông quan ngay, không cần kiểm tra gì thêm.

Luồng vàng yêu cầu cán bộ hải quan kiểm tra kỹ hồ sơ giấy trước khi cho thông quan. Luồng đỏ nặng nhất: vừa kiểm tra hồ sơ, vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Nghĩa là phải mở container ra đối chiếu với khai báo.

Phần lớn thời gian chậm trễ nằm ở luồng vàng và luồng đỏ. Có lô hàng luồng đỏ chúng tôi từng theo dõi, mất thêm ba, bốn ngày làm việc. Chỉ để hải quan đối chiếu số lượng thực tế trong container so với tờ khai.

Sau khi hồ sơ hoặc hàng hóa đạt yêu cầu, cơ quan hải quan sẽ ra thông báo thông quan. Lúc này người nhập khẩu mới hoàn tất nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng. Rồi làm thủ tục lấy hàng ra khỏi cảng hoặc kho ngoại quan.

Những lưu ý giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng

Không ít lô hàng bị chậm, nhưng nguyên nhân hiếm khi nằm ở thủ tục quá khó. Phần lớn đến từ vài lỗi nhỏ lặp đi lặp lại. Biết trước những điểm này, bạn tiết kiệm được không ít thời gian và cả tiền bạc.

Khai báo chính xác ngay từ đầu

Lỗi phổ biến nhất là khai báo sai hoặc thiếu thông tin hàng hóa. Sai mã HS, sai tên hàng, sai số lượng so với thực tế trong container. Chỉ cần lệch một chi tiết nhỏ, hải quan sẽ yêu cầu giải trình hoặc sửa tờ khai. Mỗi lần như vậy có thể mất thêm cả ngày chờ đợi.

Vì vậy, trước khi nộp tờ khai, đội ngũ chúng tôi luôn đối chiếu kỹ ba nguồn. Đó là hợp đồng, hóa đơn và thực tế đóng gói. Mục đích là chắc chắn cả ba khớp nhau.

Mã HS, hiểu đơn giản, là mã số phân loại hàng hóa dùng chung trên toàn thế giới. Nó quyết định mức thuế suất, và cả việc hàng có phải xin thêm giấy phép chuyên ngành hay không. Khai sai mã HS không chỉ bị trả hồ sơ. Đôi khi còn bị truy thu thuế về sau, khá phiền phức cho người kinh doanh.

Đừng quên giấy phép chuyên ngành và thiết bị nhập khẩu

Một số mặt hàng còn phải qua thêm bước kiểm tra chuyên ngành trước khi được thông quan. Thực phẩm cần kiểm dịch an toàn thực phẩm. Mỹ phẩm cần công bố sản phẩm. Thiết bị điện tử đôi khi cần hợp quy hoặc hợp chuẩn kỹ thuật.

Nếu mặt hàng bạn nhập thuộc diện này, hãy xin giấy tờ liên quan song song lúc chuẩn bị hồ sơ ban đầu. Đừng để đến lúc hải quan yêu cầu mới đi xin, vì có loại giấy phải chờ cả tuần mới lấy được.

Ví dụ dễ hình dung: nhiều quán trà mới mở đầu tư màn hình LED quảng cáo cho quán trà. Cách này thay cho banner giấy truyền thống, tiết kiệm chi phí hơn về lâu dài. Thiết bị điện tử loại này khi nhập khẩu cũng phải qua kiểm tra chất lượng. Phải hợp quy trước khi được thông quan, không khác gì các mặt hàng khác.

Chúng tôi từng bàn khá kỹ chuyện đầu tư trang thiết bị quán trà một lần dùng bền lâu. Nguyên tắc cũng tương tự với hàng nhập khẩu nói chung. Chọn đúng ngay từ đầu, khai báo đúng ngay từ đầu, sẽ đỡ phải sửa đi sửa lại nhiều lần.

Sau khi lô hàng thông quan trót lọt, phần việc tiếp theo là đưa hàng đến tay người mua. Nhiều chủ shop nhập hàng về nhưng lại chưa có một nơi bán hàng chuyên nghiệp. Không ít người vẫn post ảnh tràn lan trên các trang mạng xã hội.

Đầu tư thiết kế shop online bài bản ngay từ đầu giúp việc bán hàng ổn định hơn. Nó cũng giúp bạn bớt phụ thuộc vào thuật toán của bất kỳ nền tảng nào.

Chuẩn bị kỹ từ đầu, thông quan không còn là nỗi lo lớn

Quay lại chuyện khách hàng mất ăn mất ngủ ở đầu bài, sau lần đó bạn ấy làm một việc rất đơn giản. Lập một checklist chứng từ riêng cho từng nhà cung cấp, kiểm tra kỹ trước khi hàng lên tàu. Từ lô hàng thứ hai trở đi, thời gian thông quan rút ngắn còn một, hai ngày, thay vì cả tuần như trước. Nắm rõ quy trình thông quan hàng hóa nhập khẩu giúp người kinh doanh chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Nhờ vậy, thời gian chờ đợi khi hàng hóa cập cảng cũng rút ngắn đáng kể.

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập một lô hàng đầu tiên, đừng đợi đến khi hàng cập cảng mới hỏi cần giấy gì. Hãy ngồi lại với bên vận chuyển hoặc đơn vị làm dịch vụ hải quan ngay từ lúc đặt hàng. Xác nhận rõ bộ chứng từ, mã HS và các giấy phép chuyên ngành nếu có. Chuẩn bị kỹ một lần, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều lần chờ đợi về sau.