Có một bạn mới lần đầu order một lô hàng từ nước ngoài về, khá lo lắng khi nhận được email từ bên vận chuyển kèm theo một mã số dài, ghi chú là “số vận đơn” hay “B/L number”. Bạn ấy không hiểu đây là gì, có quan trọng không, cần lưu lại hay bỏ qua được. Bạn nhắn tin hỏi chúng tôi, sợ nhỡ đâu đây là giấy tờ quan trọng mà mình vô tình xóa mất. Tình huống này khá phổ biến với người mới bắt đầu order hàng quốc tế. Thuật ngữ vận đơn thường xuất hiện suốt quá trình vận chuyển, nhưng hiếm khi được giải thích rõ ràng ngay từ đầu.

Vận Đơn Là Thuật Ngữ Quen Thuộc Nhưng Người Mới Order Hàng Dễ Bối Rối

Thuật ngữ này được nhắc đến nhiều trong quá trình vận chuyển, nhưng nhiều người chưa hiểu rõ chức năng của nó. Vận đơn, hay còn gọi bằng tên tiếng Anh là Bill of Lading, xuất hiện ở nhiều thời điểm khác nhau: từ lúc hàng được xếp lên phương tiện vận chuyển cho tới khi bạn cần tra cứu tình trạng đơn hàng. Với người mới, việc gặp một thuật ngữ lạ liên tục mà không hiểu bản chất dễ gây lo lắng không cần thiết. Tệ hơn, bạn có thể bỏ qua một giấy tờ thực ra khá quan trọng.

Không nắm rõ vận đơn cũng khiến bạn khó xử lý khi có sự cố. Nếu hàng về thiếu, sai mẫu mã hoặc thất lạc giữa đường, vận đơn là giấy tờ đầu tiên bạn cần dùng để đối chiếu. Nó giúp bạn chứng minh với đơn vị vận chuyển hoặc người bán những gì đã thỏa thuận ban đầu. Nếu không lưu giữ cẩn thận, quá trình khiếu nại có thể phức tạp hơn nhiều so với khi bạn có đầy đủ chứng từ trong tay.

Vận Đơn Là Gì Và Vai Trò Trong Vận Chuyển Quốc Tế

Vận đơn là chứng từ xác nhận việc nhận hàng và cam kết vận chuyển đến nơi. Khi đơn vị vận chuyển nhận lô hàng từ người gửi, họ sẽ phát hành chứng từ này để xác nhận đã nhận đúng số lượng và loại hàng như thỏa thuận. Đồng thời, họ cam kết đưa hàng tới đúng địa chỉ người nhận trong thời gian đã hẹn. Nói cách khác, vận đơn hoạt động như một biên nhận chính thức, ghi lại các thông tin quan trọng của lô hàng đang trên đường.

Vận đơn còn có vai trò chứng minh quyền sở hữu hàng hóa. Với những lô hàng giá trị lớn, hoặc khi làm thủ tục nhận hàng tại cảng và kho bãi, vận đơn thường được dùng để xác nhận ai là người có quyền nhận lô hàng. Nếu không xuất trình được vận đơn hợp lệ, người nhận có thể gặp khó khăn khi chứng minh quyền sở hữu, dẫn đến việc nhận hàng bị chậm trễ hoặc phức tạp hơn dự kiến.

Những Thông Tin Cần Kiểm Tra Trên Vận Đơn

Khi nhận được vận đơn, bước đầu tiên là đối chiếu thông tin người gửi, người nhận và mô tả hàng hóa. Đừng chỉ lưu lại mà không kiểm tra. Hãy rà soát từng chi tiết: tên và địa chỉ người gửi, người nhận có đúng như bạn đã cung cấp không? Số lượng và mô tả hàng hóa trên vận đơn có khớp với đơn hàng thực tế không? Chúng tôi từng thấy trường hợp người mua cất vận đơn đi mà không xem. Đến khi hàng về mới phát hiện sai lệch, lúc đó việc xử lý đã khó hơn nhiều so với việc phát hiện và báo ngay từ đầu.

Lưu giữ vận đơn cẩn thận cũng quan trọng không kém việc kiểm tra. Bạn nên lưu cả bản điện tử gốc và chụp thêm một bản dự phòng trên điện thoại. Đặt tên file rõ ràng kèm ngày đặt hàng để dễ tìm lại, và tránh để nó lẫn trong hộp thư chung với hàng trăm email khác.

Với lô hàng giá trị lớn hoặc vận chuyển đường dài, có sẵn vận đơn trong tay sẽ giúp bạn tra cứu tình trạng đơn hàng hay khiếu nại nhanh hơn. Bạn không phải liên hệ lại đơn vị vận chuyển để xin cấp lại giấy tờ, việc vốn mất thời gian và dễ phát sinh rắc rối.

Một Vài Lưu Ý Khi Bắt Đầu Order Hàng Quốc Tế

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về quy trình và thuật ngữ khác trong ngành vận chuyển, hãy đọc Top 5 câu hỏi thường gặp về mua hộ và order quốc tế để nắm các vấn đề người mới hay vướng phải. Khi chọn đơn vị vận chuyển cho lô hàng đầu tiên, bạn có thể tham khảo Top 10 công ty vận chuyển uy tín ở TP.HCM nên tham khảo trước khi gửi hàng số lượng lớn để có thêm tiêu chí so sánh. Nếu cần đóng gói hàng dễ vỡ trước khi gửi, bài Đóng gói hàng dễ vỡ khi gửi vận chuyển cần lưu ý gì sẽ giúp bạn bảo vệ hàng tốt hơn trên đường đi.

Nếu bạn đang kinh doanh dịch vụ order hàng hoặc mua hộ và muốn có một kênh giới thiệu dịch vụ chuyên nghiệp cho khách, bạn có thể tham khảo mona.media để tìm giải pháp phù hợp cho việc mở rộng kinh doanh.

Kết Luận

Hiểu rõ vận đơn giúp người mới order hàng quốc tế chủ động hơn khi theo dõi đơn và bảo vệ quyền lợi của mình. Chỉ cần nắm được vai trò của tờ giấy này, bạn sẽ bớt lo lắng không cần thiết. Lần tới khi nhận vận đơn, hãy dành vài phút kiểm tra kỹ thông tin và lưu lại cẩn thận. Thói quen nhỏ này sẽ giúp bạn chủ động hơn nhiều nếu cần đối chiếu hay khiếu nại về sau.